Doanh nghiệp khi mới thành lập có rất nhiều vấn đề cần phải quan tâm, một trong những vấn đề đó là trụ sở doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể gặp rất nhiều rủi ro khi tiến hành lựa chọn nơi đặt trụ sở doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu với Startup House về rủi ro có thể gặp phải khi thuê mặt bằng xây dựng trụ sở doanh nghiệp và cách phòng tránh rủi ro nhé!
Rủi ro về hợp đồng thuê mặt bằng
Trước tiên, doanh nghiệp cần phải biết về các quy định đối với trụ sở doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Đồng thời, trụ sở doanh nghiệp không được đặt tại chung cư, nhà tập thể theo quy định của Luật Nhà ở.
Sau khi đã lựa chọn được mặt bằng thuê văn phòng phù hợp, địa chỉ trụ sở đảm bảo các yêu cầu của pháp luật thì doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng cho thuê mặt bằng với chủ nhà hoặc chủ đầu tư. Khi tiến hành ký kết hợp đồng cho thuê mặt bằng có thể gặp các rủi ro như sau:
- Chủ thể hợp đồng không có khả năng ký kết: có rất nhiều trường hợp cá nhân, tổ chức giả mạo đứng ra ký kết hợp đồng nhưng họ không có thẩm quyền cho thuê mặt bằng đó. Điều này có thể làm hợp đồng vô hiệu, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xác thực các thông tin, giấy tờ chứng minh về bên cho thuê có đủ thẩm quyền cho thuê;
- Hình thức hợp đồng: pháp luật chỉ quy định hợp đồng cho thuê phải lập thành văn bản, tức pháp luật không công nhận hình thức cho thuê bằng miệng. Pháp luật không quy định bắt buộc hợp đồng cho thuê phải công chứng, chứng thực. Do đó, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng cho thuê với bên cho thuê bằng văn bản, có đầy đủ thông tin về chủ thể, nhà đất, chữ kỹ các bên,… Để tránh các tranh chấp phát sinh sau này, doanh nghiệp nên ghi rõ các thỏa thuận bằng văn bản để làm chứng cứ chứng minh sau này.
Rủi ro có thể gặp phải khi thuê mặt bằng xây dựng trụ sở doanh nghiệp
Rủi ro có thể gặp về các điều khoản trong hợp đồng
- Giá thuê: khi ký kết hợp đồng cho thuê, thì điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần quan tâm là về giá thuê. Giá thuê có được ghi rõ ràng, có bao gồm chi phí điện, nước hay các chi phí phát sinh. Về thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán tiền thuê, việc tăng giá thuế như thế nào, lãi chậm trả tính ra sao,…. Doanh nghiệp cần lường trước tất cả các rủi ro có thể xảy ra để tránh dẫn đến các tranh chấp sau này;
- Thời hạn thuê: doanh nghiệp cần xác định rõ ràng ngày tính thời hạn bắt đầu thuê và thời hạn hết hợp đồng, trường hợp muốn thuê tiếp thì như thế nào, chưa hết thời hạn thuê thì giải quyết ra sao,…;
- Điều khoản về quyền lợi và nghĩa vụ bên cho thuê/bên thuê: doanh nghiệp thuê mặt bằng cần xác định tình trạng mặt bằng khi được giao và quyền được đầu tư xây dựng trang thiết bị cho văn phòng. Xác định rõ những quyền lợi mà bên thuê được hưởng cũng như các trách nhiệm của mình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro dẫn đến tranh chấp.
Có thể thấy rằng, việc thuê được mặt bằng ưng ý để doanh nghiệp đầu tư xây dựng trụ sở là rất khó. Từ việc tìm kiếm mặt bằng ở vị trí thuận lợi, ký kết hợp đồng đến việc bỏ ra chi phí để đầu tư. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các phương án khác bằng việc sử dụng các dịch vụ cho thuê văn phòng, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, cho thuê văn phòng theo giờ của Startup House. Khi đó, doanh nghiệp vừa có được văn phòng đầy đủ tiện nghi phù hợp với doanh nghiệp, vừa tiết kiệm chi phí và đảm bảo các thủ tục pháp lý đúng quy định pháp luật.
Trên đây là một số rủi ro có thể gặp phải khi thuê mặt bằng xây dựng trụ sở doanh nghiệp và phương án để phòng tránh rủi ro. Để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra, doanh nghiệp nên nhờ các luật sư tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng của Startup House. Chúng tôi cam kết đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho các doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ sau:
STARTUP HOUSE
Email: phu.ngo@startuphouse.vn
