Thành lập văn phòng đại diện là sự lựa chọn hàng đầu đối với những doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường kinh doanh. Hoạt động mở văn phòng đại diện cần tiến hành theo đúng các trình tự thủ tục pháp lý mà pháp luật đã quy định. Cùng tìm hiểu các thông tin pháp lý hiện hành đối với văn phòng đại diện doanh nghiệp trong nội dung bài viết dưới đây.
Các nội dung pháp lý cơ bản về thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện là gì?
Tương tự như địa điểm kinh doanh hay chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện có chức năng khá khác biệt so với địa điểm kinh doanh và chi nhánh của doanh nghiệp. Theo định nghĩa tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:
“2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bạn có thể thành lập văn phòng đại diện tại một địa phương khác với địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp, hoặc tại quốc gia khác. Việc đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam cần tuân thủ theo quy định hướng dẫn của pháp luật hiện hành.
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Bộ hồ sơ chuẩn để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cần có các tài liệu sau:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc mở văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện
Trong trường hợp có nhu cầu mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, bạn cần thực hiện thành lập theo đúng quy định của quốc gia sở tại. Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Thủ tục mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Thời hạn xử lý hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Theo quy định tại khoản 3 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời hạn xử lý hồ sơ thông báo hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam như sau:
“Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.”
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Khi mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp, bạn cần lưu ý đặt tên và đăng ký ký tên cho văn phòng đại diện theo đúng tiêu chuẩn mà pháp luật đề ra. Cụ thể, tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 có nêu rõ:
“1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”
Thông thường, bạn nên tìm kiếm địa điểm mở văn phòng kinh doanh tại các thành phố lớn, các trung tâm đầu mối thương mại như thành phố Hồ Chí Minh. Để tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm, chi phí thuê thành lập văn phòng đại diện… hãy tham khảo các gói Office Share của Phan Law Vietnam. Một trong những lợi ích đặc biệt khi sử dụng gói thuê văn phòng tại Phan Law Vietnam chính là bạn sẽ được làm việc và hỗ trợ pháp lý từ đội ngũ các luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi. Bạn có thể liên hệ để sử dụng các gói Office Share cùng dịch vụ đặc quyền trọn gói thông qua các phương thức dưới đây.
STARTUP HOUSE
Email: phu.ngo@startuphouse.vn
